ONU e MP do Meio Ambiente reconhecem Palhoça por sua gestão inovadora

A Prefeitura de Palhoça foi selecionada pelo Programa Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P), promovido pela ONU Meio Ambiente e pelo Ministério Público do Meio Ambiente, em novembro de 2018, pela implantação de uma “gestão inovadora e sustentável”. O município foi classificado em duas categorias – “Uso racional do papel” e “Tecnologia da Informação aplicada à sustentabilidade” – , com o projeto Plataforma 1Doc.

A Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P) é um programa do Ministério do Meio Ambiente, que objetiva estimular os órgãos públicos do país a implementarem práticas de sustentabilidade. A adoção da A3P demonstra a preocupação do órgão em obter eficiência na atividade pública enquanto promove a preservação do meio ambiente.

O programa recebeu 297 inscrições, das quais foram selecionadas 125 práticas com experiências e resultados positivos comprovados durante sua implementação em órgãos públicos ou na execução de políticas públicas. E dentre as entidades selecionadas, Palhoça se destaca em duas categorias, com o projeto que visa a sustentabilidade e a inovação.

Em Santa Catarina, a administração pública de Palhoça foi a única selecionada nas duas categorias. O prefeito Camilo Martins comemorou a classificação do projeto, pela relevância das iniciativas adotadas desde 2015, o que resulta em economia de recursos públicos e benefícios ao meio ambiente. “Com a eliminação de etapas burocráticas, uma conhecida marca de lentidão no serviço público, estamos agilizando os trabalhos internos, melhorando o atendimento, beneficiando o meio ambiente e, principalmente, economizando. Comprovadamente, estamos economizando cerca de R$ 180 mil com a redução do uso de papel e impressão. É dinheiro que podemos investir em outras áreas”, afirmou o prefeito. 
 

Plataforma 1Doc

Desde fevereiro de 2015, a Prefeitura de Palhoça utiliza a plataforma web de gestão 1Doc Governo, para a comunicação interna e externa, como medida eficiente e sustentável. O objetivo é, justamente, reduzir gastos e eliminar a burocracia, o que inclusive ajudou a superar dificuldades impostas pela recessão econômica, com a significativa contenção resultante da não utilização de papel e outros produtos de escritório.

Como resultados podem er citados: a simplificação das pequenas rotinas, garantindo mais agilidade na tomada de decisão; redução de tempo nos processos e nos ruídos de comunicação interna; maior taxa de engajamento dos servidores; redução significativa de papéis e, consequente, economia com esses insumos; economia de aproximadamente R$180 mil com a utilização da ferramenta.

Com mais de 800 usuários, a plataforma 1Doc teve larga adesão entre os servidores da Prefeitura de Palhoça. Na época de lançamento da plataforma, foram quatro dias com capacitações focadas em comunicação organizacional e atendimento à população. “Todos os setores do órgão atualmente se comunicam na mesma plataforma, gerenciando os documentos e as demandas do dia a dia”, comenta Cristina Schwinden Schmidt, secretária de Administração.

18 mil atendimentos

O conceito envolve circulares, memorandos internos, registros de atendimentos, protocolos e ouvidorias de forma eletrônica, diminuindo a dependência das impressões e melhorando o atendimento à população. Até o início de 2018, foram aproximadamente 500 mil documentos gerados e migrados pela plataforma, uma média de 600 emissões por dia e mais de 12 mil atualizações ao mês. São quase 3 milhões de visualizações e mais de 88 mil arquivos anexados, totalizando mais de 18 mil pessoas atendidas.

A viabilização do projeto iniciou na Administração e teve o apoio da Diretoria de Informática e alcançou toda a máquina pública municipal, incluindo as áreas de educação, saúde e outras autarquias do município.

Ao discorrer sobre o “Uso do papel”, a secretária de Administração cita que “a utilização desse material é tão corriqueira, que a importância de revisão dessa prática pode passar despercebida ou ser considerada minoritária”. Ressaltando, porém, o impacto que a produção do material provoca na natureza. “A produção de uma tonelada de papel emite mais de 1,5 toneladas de CO² e, para cada folha sulfite A4, são gastos por volta de 10 litros de água”.

Estima-se que, somente no Governo Federal, um único servidor use, em média, quatro mil folhas de papel ao ano. Considerando todos os servidores ativos, o uso total por ano pode chegar a 200 milhões de folhas, o que equivale a um gasto de R$ 4 milhões.

Com essa medida, que integra o processo de modernização da gestão, poupou-se, até o momento, o equivalente a 83 árvores por dia.